Heb je de afkorting KPI’s voorbij zien komen? Dan heeft dat alles te maken met prestaties binnen een organisatie meetbaar maken. De afkorting betekent kritieke prestatie-indicatoren en komt in vrijwel iedere organisatie voor.
Aan de hand van KPI’s kun je overigens niet alleen de prestaties van een organisatie alleen meten. Ook het team of individuele medewerkers zijn meetbaar aan de hand van KPI’s. Dat zorgt ervoor dat je als organisatie het overzicht hebt. Je kunt je vast voorstellen dat vrijwel de meeste organisaties honderden medewerkers hebben met elk hun eigen takenpakket. Door het inzetten van KPI’s bewaak je de productiviteit en indirect ook de kwaliteit die door medewerkers behaald kan worden.
Het is belangrijk te weten dat goede KPI’s altijd SMART zijn. Met andere woorden zijn ze dus Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realiseerbaar en Tijdgebonden.
Wat maakt KPI’s belangrijk?
Als organisatie werk je met verschillende doelen voor de korte termijn en lange termijn. Om deze doelen te kunnen behalen moet je zicht hebben op de werkwijze, productiviteit en ook de meetbaarheid van de organisatie. Deze moeten dus inzichtelijk zijn voor je doelen kunt stellen. Waarbij de doelen natuurlijk best een uitdaging mogen zijn, maar uiteindelijk moeten de doelen ook te realiseren zijn.
Zonder KPI’s wordt het dus lastig of zelfs onmogelijk om doelen te behalen. Omdat het niet of nauwelijks te meten is hoe je ervoor staat.
Hoe gebruik je KPI’s eigenlijk?
Het op de juiste manier gebruiken van KPI’s is lastiger dan je denkt. Veel bedrijven verliezen de focus omdat er teveel informatie binnenkomt. Dat noemen ze ook wel een overload. Het is een van de valkuilen. Zorg er samen met de controller voor dat je dus niet meer dan het aantal KPI’s dat je nodig hebt te kiezen. Waarbij je blijft werken volgens de SMART methode om het overzicht te bewaren.
Blijf gedurende het proces altijd overzicht houden. Zorg hierbij voor een goed dashboard met de belangrijkste informatie. Zo weet je in één oogopslag hoe je ervoor staat en kun je sneller bijsturen als dit nodig is omdat er afwijkingen te zien zijn waardoor je gestelde doelen in gevaar komen.